Trascendencia del rol de la Secretaria en la empresa moderna

TRASCENDENCIA DEL ROL DE LA SECRETARIA EN LA EMPRESA MODERNA

La importancia y trascendencia del rol de la secretaria en la empresa moderna es muy grande, ya que sus funciones se han multiplicado y todas son decisivas en la vida de la empresa; se dice, se cree y se acepta que la secretaria en una EMBAJADORA de la empresa, porque de lo que ella piense, sienta, crea, calle o exprese, depende en gran medida, la imagen que proyecte la empresa, tanto al interior como al exterior.

También la secretaria es un “filtro”, por donde fluye casi toda la información interna y externa, por lo que depende de su criterio profesional, el manejar acertadamente dicho caudal de información, para darle el manejo adecuado, de acuerdo a las características, origen, destino, consecuencias e implicancias de tal o cual información; a veces es necesaria mucha celeridad, en otras vale la pena retrasarla, por la carga de emotividad, subjetividad e intensionalidad de la persona que trae la información.

Dentro del contexto moderno (alta competitividad, ritmo acelerado, cambios bruscos, alta tecnología, innovación en todo aspecto), el rol de la secretaria se torna altamente estratégico, por lo que hoy en día, las empresas prestan una especial atención a la selección, capacitación y desarrollo integral de sus secretarias (asistentas de gerencia), ya que desempeñan muchas funciones colaterales, como por ejemplo: Son asesoras de sus jefes, representantes de relaciones públicas, consejeras y hasta moderadoras en las reuniones, sin dejar de mencionar que a veces, se ven precisadas a desempeñar la función de “escudo” y “pararayos” en las quejas y reclamos de clientes insatisfechos o de retrasos de las obligaciones de la empresa con sus  proveedores.

Cada contacto con la secretaria, tanto interno como externo, debería transmitir: amabilidad, vocación de servicio, gentileza, elegancia, clase, distinción, comprensión, generosidad, empatía, simpatía, inteligencia emocional, don de gentes, etc. Ya que cada contacto es una oportunidad para proyectar, tanto su propia IMAGEN, como la de la corporación.

Las empresas continuamente están comunicando, aunque no lo quieran o no lo sepan; pues, todas ellas tienen una imagen, una identidad y una personalidad, las mismas que se forman, se fortalecen o debilitan, como resultado de su filosofía y sus políticas en su interacción con el entorno empresarial.

La secretaria moderna y competitiva, aparte de los conocimientos inherentes a su formación profesional, debe incorporar conocimientos complementarios en: Idiomas, marketing, ventas, RR. PP. administración, psicología, servicio al cliente, PNL (Programación Neurolingüística) e  inteligencia emocional. No me refiero a la necesidad de que sea una experta en estos temas, sino que, por iniciativa propia debe de buscar información al respecto, eso le proporcionará mayor seguridad, mejor desenvolvimiento y capacidad para abordar esos temas; aparte que la mantienen “vigente” y en “la escalera del éxito”. Conozco el caso de muchas secretarias que por su excelente desempeño, han recibido muy buenas propuestas de trabajo y algunas las han aceptado.

La gerencia debe invertir en elevar el nivel de conocimientos y el desarrollo de las habilidades de sus secretarias, ya que desde todo punto de vista es conveniente, rentable y genera ventajas competitivas, pues las mantiene motivadas y con un alto nivel de satisfacción personal y profesional. No hay nada mejor para un ser humano, que el saberse útil, valioso, reconocido y valorado en toda su dimensión.

Estoy convencido que una SECRETARIA debidamente capacitada, motivada, con vocación de servicio, con actitudes positivas y relaciones humanas satisfactorias, garantizará la satisfacción de todos los clientes (internos y externos) y por ende, el éxito de la empresa.

NUESTRO RECONOCIMIENTO, GRATITUD Y NUESTROS MEJORES DESEOS EN SU MERECIDO DÍA DE LA SECRETARIA, UN ABRAZO PARA CADA UNA.

FELIZ DÍA DE LA SECRETARIA. HVM.